Dokumenty

Ochrana osobných údajov

Odhadované čítanie: 20 min. 238 zobrazení

Spoločnosť 5pixel s.r.o., IČO: 52623874, so sídlom Cesta mládeže 2903/40, 901 01 Malacky, Slovenská republika, zastúpená Kristiánom Draškovičom, zapísaná v Obchodnom registri vedenom na Mestskom súde Bratislava III., oddiel Sro, vložka číslo 140862/B (ďalej len „my“, „Správca“ alebo „5CRM“), sa zaväzuje chrániť vaše osobné údaje v súlade so slovenskou legislatívou, najmä so zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov (ďalej len „Zákon o ochrane osobných údajov“) a nariadením GDPR (nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679).

Tieto Zásady ochrany osobných údajov poskytujú informácie o účeloch, právnych dôvodoch a spôsoboch spracovania vašich osobných údajov, ako aj o vašich právach, ktoré vám vyplývajú z príslušných právnych predpisov.

V prípade akýchkoľvek otázok týkajúcich sa spracovania vašich osobných údajov nás môžete kontaktovať e-mailom na adrese podpora@5crm.sk alebo písomne na adresu nášho sídla.

Zodpovedná osoba pre ochranu osobných údajov

Aby sme zabezpečili plnú súladnosť s požiadavkami na ochranu osobných údajov, pravidelne konzultujeme naše procesy spracovania s našou zodpovednou osobou pre ochranu osobných údajov v súlade so Zákonom o ochrane osobných údajov a GDPR.

1. Náš prístup k ochrane vašich osobných údajov

Vaše súkromie je pre nás nielen povinnosťou, ale aj záväzkom, ktorý berieme veľmi vážne. Vyžadujeme od vás iba tie osobné údaje, ktoré sú skutočne nevyhnutné na to, aby sme mohli poskytovať naše služby na najvyššej úrovni.

Naše služby nielen spĺňajú, ale aj presahujú štandardy stanovené nariadením GDPR. Ak nám zveríte svoje údaje, môžete si byť istí, že ich spracovávame zodpovedne, transparentne a výlučne v súlade s legislatívou, ktorá sa na vás vzťahuje – či už ide o GDPR, slovenský Zákon o ochrane osobných údajov (č. 18/2018 Z. z.), alebo iné relevantné predpisy.

Chceme, aby ste mali plnú kontrolu nad svojimi údajmi, preto vás nižšie podrobne informujeme o vašich právach a možnostiach. Vaše údaje sú u nás v bezpečných rukách – je to viac ako naša povinnosť, je to naša filozofia.

2. Naša úloha pri spracovaní osobných údajov

Ako poskytovateľ moderných CRM riešení môžeme v závislosti od konkrétnej situácie vystupovať buď ako Prevádzkovateľ, alebo ako Sprostredkovateľ osobných údajov.

Kedy sa tieto zásady uplatňujú?

Tieto zásady ochrany osobných údajov sa vzťahujú na prípady, keď konáme ako Prevádzkovateľ. Ak vystupujeme v inej pozícii, ako je uvedené v týchto zásadách, budeme vás o tom transparentne informovať.

5CRM ako Prevádzkovateľ

Kedy zastávame rolu Prevádzkovateľa?

Prevádzkovateľom osobných údajov sme v prípadoch, keď nám zveríte svoje údaje priamo vy, ako naši používatelia. Tieto údaje, ako napríklad vaše meno, e-mailová adresa či ďalšie identifikačné údaje, nám umožňujú poskytovať vám naše služby, vrátane vytvorenia a správy vášho používateľského účtu.

Prečo vaše údaje spracovávame?

Vaše údaje používame výlučne na účely, na ktoré ste nám ich poskytli. Dbáme na to, aby všetky procesy spracovania boli v súlade so zákonmi a nariadeniami vrátane GDPR a slovenského Zákona o ochrane osobných údajov (č. 18/2018 Z. z.).

Spolupracujeme iba s dôveryhodnými partnermi

Na zabezpečenie vysokej kvality našich služieb spolupracujeme s odbornými partnermi, ktorí sú viazaní prísnymi zmluvami o ochrane údajov. Zoznam týchto partnerov je verejne dostupný na našej stránke.

Ak máte akékoľvek otázky, kontaktujte nás na adrese podpora@5crm.sk.

5CRM ako Sprostredkovateľ

Kedy zastávame rolu Sprostredkovateľa?

Ak využívate naše CRM na správu svojich vzťahov so zákazníkmi, stávame sa Sprostredkovateľom údajov, ktoré do systému vložíte. Tieto údaje spracovávame výlučne vo vašom mene a na základe vašich pokynov.

Vaše dáta sú u nás v bezpečí – chránime ich pomocou moderných bezpečnostných technológií a zabezpečujeme ich dôvernosť v súlade s podmienkami upravenými v Zmluve o spracovaní osobných údajov (DPA) a Obchodnými podmienkami.

Vaša zodpovednosť ako Prevádzkovateľa

Ak ste naším používateľom a využívate naše služby, nesiete zodpovednosť za to, ako spracúvate osobné údaje vašich klientov. My vám k tomu poskytujeme len technickú podporu a zabezpečenú platformu.

Prístup k vašim údajom

Prístup k údajom, ktoré spracovávate cez náš systém, máme len vo veľmi obmedzenej miere. Naši autorizovaní zamestnanci, zodpovední za technickú administráciu, môžu získať prístup k údajom iba v týchto prípadoch:

  1. Ak nám sami protokolárne sprístupníte konkrétne dáta.
  2. Ak je to nevyhnutné na odstránenie technických problémov alebo na poskytnutie podpory.

Zodpovednosť za obsah údajov, ktoré do systému uložíte, nesiete vy ako náš používateľ.

Subspracovatelia – naši dôveryhodní partneri

Pri poskytovaní služieb spolupracujeme s technologickými partnermi, ktorí nám pomáhajú zabezpečiť spoľahlivosť a kvalitu našich riešení. Na spracovanie dát využívame služby:

  • Amazon Web Services (AWS) – zabezpečenie cloudovej infraštruktúry,
  • Websupport – Zabezpečenie hostingovej infraštruktúry.

Naši subdodávatelia sú viazaní prísnymi pravidlami ochrany údajov a zabezpečujeme, aby ich postupy zodpovedali našim vysokým štandardom.

Vaše údaje sú u nás v bezpečí – chránime ich rovnako zodpovedne, akoby boli naše vlastné.

3. Aké osobné údaje o vás spracovávame?

Vaše osobné údaje spracovávame len v rozsahu, ktorý je nevyhnutný na dosiahnutie účelu, na ktorý boli údaje získané, a pri ich spracovaní dodržiavame bezpečnostné, technické a organizačné opatrenia. Spracovanie osobných údajov je automatizované, avšak neuskutočňujeme profilovanie. Konkrétne účely spracovania údajov a kategórie osobných údajov, ktoré spracovávame pre jednotlivé účely, sú uvedené v nasledujúcej časti.

  • Meno a priezvisko
  • Kontaktné údaje (najmä e-mailová adresa, telefónne číslo) a ďalšie údaje, ktoré nám dobrovoľne poskytnete prostredníctvom používateľského rozhrania
  • Prihlasovacie údaje k používateľskému účtu a správanie v účte (najmä údaje vyplnené používateľom v profile, čas registrácie, dátum poslednej aktualizácie profilu)
  • Údaje zaslané v dotaze od zákazníka alebo inej osoby
  • Fakturačné údaje a bankové spojenie (údaje potrebné na vedenie účtovníctva a realizáciu platieb)
  • Informácie, ktoré nám poskytnete v rámci komunikácie s nami (najmä otázky a odpovede na Vaše dotazy, komunikácia s Vami)
  • Komentáre pridané k našim príspevkom na sociálnych sieťach (najmä Facebook, Instagram), ako aj meno (prezývka) Vášho profilu na týchto sieťach a verejne prístupné informácie z Vašich profilov
  • Cookies a IP adresa, údaje o aktivitách (vrátane informácií o Vašom zariadení alebo operačnom systéme)
  • Údaje zaslané v životopise, ktorý nám pošlete, ak máte záujem stať sa členom nášho tímu
  • Zvláštne kategórie osobných údajov: Žiadne citlivé osobné údaje o Vás nespracovávame.

Tieto údaje spracovávame v súlade s platnou legislatívou Slovenskej republiky, najmä v súlade so Zákonom č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a nariadením (EÚ) 2016/679 o ochrane osobných údajov (GDPR). 

4. Kedy spracúvame vaše osobné údaje a akým spôsobom?

Spracúvame vaše osobné údaje, keď navštívite našu webovú stránku, využívate naše služby alebo s nami nadviažete kontakt. Naša politika spracovania osobných údajov je v súlade s platnou legislatívou, a to ako v prípade poskytovania našich služieb, tak aj pri správe a ochrane vašich údajov. Vaše údaje spracúvame len po dobu, ktorá je nevyhnutná na naplnenie účelov, na ktoré boli zhromaždené.

Spracovanie údajov pri návšteve našich webových stránok

Pri návšteve našich stránok zaznamenávame určité technické informácie, ktoré nám umožňujú poskytovať kvalitné a bezpečné služby. Môže ísť o údaje ako vaša IP adresa, dátum a čas pripojenia, typ a verzia prehliadača, operačný systém alebo iné technické detaily o vašom zariadení.

  • Prečo? Tieto údaje nám pomáhajú zlepšovať užívateľskú skúsenosť a zabezpečiť plynulý chod našich webových stránok.

  • Ako? Údaje spracúvame prostredníctvom cookies a ďalších technológií, ktoré sledujú, ako používate našu stránku.

  • Ako dlho? Uchovávame ich po dobu, ktorá je nevyhnutná na zlepšenie našich služieb a optimalizáciu webovej stránky, zvyčajne maximálne 12 mesiacov.

Komunikácia cez kontaktný formulár alebo telefonicky

Keď nás kontaktujete cez formulár, chat alebo telefonicky, spracúvame len tie údaje, ktoré sú nevyhnutné na odpoveď na váš dotaz a na riešenie vašich požiadaviek.

  • Prečo? Aby sme vám poskytli relevantné informácie alebo vyriešili akýkoľvek problém, ktorý nám nahlásite.

  • Ako? Údaje spracúvame prostredníctvom e-mailovej komunikácie alebo telefonátov, v závislosti od spôsobu, akým nás kontaktujete.

  • Ako dlho? Údaje uchovávame maximálne 3 roky po vyriešení vašich otázok alebo dokončení komunikácie.

Odber noviniek a marketingová komunikácia

Ak ste sa prihlásili na odber našich noviniek alebo sa zaujímate o naše produkty a služby, spracúvame vaše údaje na účely zasielania informácií, ktoré by vás mohli zaujímať.

  • Prečo? Na to, aby sme vám zasielali aktualizácie, novinky a ponuky, ktoré sú prispôsobené vašim záujmom.

  • Ako? Prostredníctvom e-mailov alebo ďalších marketingových nástrojov, ako je newsletter.

  • Ako dlho? Vaše údaje uchovávame až 2 roky od poslednej interakcie, pokiaľ sa neodhlásite zo zasielania noviniek.

Účastníci webinárov a online udalostí

Ak sa zúčastníte na našich webinároch alebo iných online udalostiach, spracúvame vaše údaje, aby sme zabezpečili hladký priebeh a efektívnu komunikáciu.

  • Prečo? Na to, aby sme vás mohli prihlásiť na konkrétnu udalosť, poskytnúť vám potrebné informácie pred a po udalosti.

  • Ako? Údaje spracúvame prostredníctvom registračných formulárov a následnej e-mailovej komunikácie.

  • Ako dlho? Údaje uchovávame po dobu 6 mesiacov od uskutočnenia udalosti.

Zákazníci a poskytovanie služieb

Ak sa rozhodnete využívať naše služby, spracúvame vaše osobné údaje na účely poskytovania kvalitnej podpory a dodržiavania našich obchodných podmienok.

Ak sa rozhodnete využívať naše služby, spracúvame vaše osobné údaje na účely poskytovania kvalitnej podpory a dodržiavania našich obchodných podmienok.

Prečo?

Pre poskytovanie služieb v súlade s našimi zmluvnými záväzkami a pre plnenie našich povinností vyplývajúcich zo zákona.

  • Aké údaje? Meno, priezvisko, adresa, telefónne číslo, e-mailová adresa a ďalšie informácie potrebné na realizáciu služieb.

  • Ako? Údaje spracúvame pri registrácii na našich stránkach a počas trvania zmluvného vzťahu.

  • Ako dlho? Údaje uchovávame po dobu trvania zmluvy a následne po dobu 4 rokov od jej ukončenia.

Podpora a zákaznícka komunikácia

Ak máte otázky alebo problémy s našimi službami, spracúvame vaše údaje, aby sme vám mohli poskytnúť promptnú a efektívnu podporu.

  • Prečo? Na riešenie vašich problémov a zodpovedanie vašich otázok.

  • Aké údaje? Meno, priezvisko, e-mail, telefónne číslo a ďalšie podrobnosti, ktoré nám poskytujete pri kontakte.

  • Ako dlho? Údaje uchovávame maximálne 3 roky od vyriešenia problému alebo ukončenia komunikácie.

Účtovníctvo a fakturácia

Na správu našich obchodných vzťahov spracúvame vaše osobné údaje aj na účely fakturácie a účtovníctva, aby sme splnili naše zákonné povinnosti.

  • Prečo? Na vystavenie faktúr, spracovanie platieb a dodržiavanie účtovných predpisov.

  • Aké údaje? Meno, priezvisko, fakturačná adresa, identifikačné číslo, ďalšie potrebné údaje.

  • Ako? Údaje spracúvame prostredníctvom našich účtovných systémov.

  • Ako dlho? Údaje uchovávame podľa platnej legislatívy, zvyčajne 10 rokov od vystavenia faktúry.

5. Na akom základe spracúvame vaše osobné údaje?

Spracovanie osobných údajov vykonávame v súlade s platnou legislatívou Slovenskej republiky, najmä v súlade so Zákonom č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov, ktorý implementuje nariadenie GDPR. Osobné údaje spracúvame výlučne na základe právnych dôvodov, ktoré sú stanovené zákonom. Osobné údaje spracúvame:

  • Na základe vášho súhlasu – napríklad ak sa prihlásite na odber nášho newsletteru alebo vyplníte kontaktný formulár na našich stránkach.

  • Za účelom plnenia zmluvy – aby sme vám mohli poskytovať naše služby, spracúvame vaše údaje na základe zmluvného vzťahu. Tento dôvod sa uplatňuje v prípade, ak medzi nami existuje zmluvný vzťah, ktorý si vyžaduje spracovanie osobných údajov.

  • Za účelom plnenia právnej povinnosti – v prípade, že máme zákonnú povinnosť spracovať vaše údaje (napríklad v rámci vykonávania auditu alebo kontroly zo strany štátnych orgánov), budeme vaše údaje spracovávať v súlade so slovenskou legislatívou.

  • Na základe oprávneného záujmu – v prípadoch, keď je spracovanie údajov nevyhnutné na náš oprávnený záujem, ktorý nezastáva vaše základné práva a slobody, ako napríklad informovanie existujúcich zákazníkov o novinkách a zlepšeniach našich služieb, spracúvame vaše údaje aj na tento účel.

V prípade, že služby poskytujeme mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (EHP), môžu sa právne základy spracovania osobných údajov líšiť v závislosti od legislatívy krajiny, v ktorej sa spracovanie vykonáva. V takýchto prípadoch dbáme na to, aby spracovanie osobných údajov bolo v súlade s platnými právnymi normami a zaisťujeme primeranú úroveň ochrany osobných údajov.

6. Deti a neplnoletý

Naša služba je určená pre osoby staršie ako 18 rokov. Osobné údaje detí a neplnoletých, ktoré ešte nedosiahli tento vek, nezbierame ani nespracovávame úmyselne. Ak zistíme, že sme získali osobné údaje od dieťaťa bez potrebného súhlasu rodičov alebo zákonného zástupcu, okamžite podnikneme kroky na ich odstránenie v súlade s platnou legislatívou.

Tieto zásady sme pripravili tak, aby boli čo najviac zrozumiteľné pre každého. Ak však máte menej ako 18 rokov a používate našu službu, a tieto zásady nie sú pre vás úplne jasné, pokojne nás kontaktujte na e-mailovej adrese podpora@5crm.sk. S radosťou vám poskytneme potrebné vysvetlenie a pomôžeme, aby ste mali všetky informácie, ktoré potrebujete.

7. Kto sú naši spracovatelia?

Na spracovanie osobných údajov využívame iba dôveryhodných spracovateľov, s ktorými máme uzatvorenú písomnú zmluvu a ktorí nám poskytujú minimálne rovnaké záruky ako my Vám. Zoznam našich spracovateľov je dostupný na tomto odkaze. Týchto spracovateľov využívame v rámci našich práv a povinností ako správca osobných údajov.

Zákonné povinnosti. Vaše osobné údaje môžeme odovzdať tretím stranám, pokiaľ to vyžaduje zákon alebo na základe zákonných požiadaviek orgánov verejnej moci či na základe rozhodnutia súdu v prípade súdnych konaní.

8. Ochrana vašich osobných údajov

Ako chránime vaše údaje?

Vaša bezpečnosť je pre nás prvoradá, preto sme prijali množstvo technických a organizačných opatrení na ochranu vašich osobných údajov.

Technické opatrenia:

  • HTTPS & šifrovanie: Všetky prenosy údajov sú šifrované pomocou protokolu HTTPS a SSL/TLS.
  • Zálohovanie: Denné zálohovanie všetkých údajov a súborov.
  • Cloudová infraštruktúra: Údaje sú uložené v bezpečných dátových centrách Websupport, ktoré zabezpečujú vysokú odolnosť voči rizikám.
  • Poistenie: Vaše údaje sú poistené proti poškodeniu, krádeži a úniku.
  • Dvojfaktorová autentifikácia (2FA): Pre prístup do systémov používame pokročilé metódy autentifikácie, vrátane 2FA.
  • Aktualizácie: Naša infraštruktúra sa pravidelne aktualizuje, aby bola vždy chránená.

Organizačné opatrenia:

  • Mlčanlivosť: Naši zamestnanci sú viazaní mlčanlivosťou.
  • Školenia: Zamestnanci pravidelne absolvujú školenia o ochrane údajov.
  • Logovanie: Sledovanie všetkých prístupov k údajom pre zabezpečenie transparentnosti.
  • Riadenie prístupov: K údajom majú prístup len oprávnení používatelia.
  • Silné heslá: Používame dlhé a bezpečné heslá na ochranu údajov.

Sústavne sa usilujeme o zlepšovanie našich bezpečnostných opatrení, aby ste sa u nás cítili úplne bezpečne.

9. Medzinárodné poskytovanie služieb

Prenos údajov do zahraničia

Ak využívame zhotoviteľov mimo Európskej hospodárskej oblasti (EEA), zabezpečujeme, aby sme spĺňali všetky zákonné požiadavky, vrátane ochrany údajov pri prenose. Pre krajiny, ktoré neboli uznané za bezpečné, používame štandardné zmluvné doložky schválené Európskou komisiou.

Ochrana osobných údajov podľa CCPA

Ak žijete v Kalifornii, máte právo podľa Kalifornského zákona o ochrane súkromia (CCPA) na informácie o tom, ako spracovávame vaše údaje. Našim cieľom je spracovávať vaše údaje bezpečne a v súlade so zákonom.

Vaše práva podľa CCPA

  • Právo na informácie: Požiadajte nás o detaily, ako používame vaše osobné údaje.
  • Právo na vymazanie: Môžete požiadať o odstránenie vašich údajov.
  • Právo na opravu: Opraviť nepresné údaje je vaša právo.
  • Právo na obmedzenie: Obmedzte použitie citlivých údajov.
  • Právo na ochranu pred diskrimináciou: Nemôžeme vás diskriminovať za uplatnenie vašich práv.

Ako uplatniť práva?

Kontaktujte nás e-mailom na podpora@5crm.sk alebo poštou. Pri žiadostiach môžeme požiadať o overenie identity. Všetky kroky podnikáme na ochranu vašich údajov.

10. Vaše práva a žiadosti o ochranu osobných údaju

Ak sa nachádzate v Európskom hospodárskom priestore (EEA), máte nárok na uplatnenie svojich práv podľa nariadenia GDPR. Ak si prajete vykonať akúkoľvek žiadosť týkajúcu sa vašich osobných údajov, môžete nás kontaktovať prostredníctvom e-mailu na adresu podpora@5crm.sk alebo zaslaním poštovej žiadosti na našu adresu.

Ako rýchlo vybavíme vašu požiadavku?

Na vašu žiadosť odpovieme do jedného mesiaca. V prípade, že poskytovanie požadovaných informácií by ohrozilo súkromie iných osôb alebo by bolo neprimerane nákladné, môže sa stať, že vašu žiadosť nebudeme môcť splniť. Na rýchle vybavenie žiadosti môže byť potrebné, aby sme overili vašu totožnosť. V prípade opakovaných žiadostí môžeme účtovať primeraný poplatok za poskytnutie kópie osobných údajov.

Vaše práva podľa GDPR:

  • Právo na prístup k údajom: Máte právo zistiť, či spracovávame vaše osobné údaje, a ak áno, aké údaje to sú, na aký účel sa používajú, kto ich prijíma a ako dlho ich uchovávame.
  • Právo na opravu: Ak sú vaše údaje nepresné, máte právo na ich opravu. Niektoré údaje si môžete opraviť priamo vo svojom profile.
  • Právo na výmaz: Ak nie je dôvod na ďalšie spracovanie vašich údajov, máme povinnosť ich vymazať alebo anonymizovať.
  • Právo na obmedzenie spracovania: Ak máte pochybnosti o správnosti vašich údajov alebo dôvode ich spracovania, môžete nás požiadať o obmedzenie ich spracovania.
  • Právo na informovanie o oprave, výmaze alebo obmedzení spracovania: Ak nás kontaktujete s požiadavkou na opravu, výmaz alebo obmedzenie spracovania údajov, informujeme vás o tom, ako sme vašu žiadosť vybavili.
  • Právo na prenosnosť údajov: Na vašu žiadosť vám poskytneme vaše údaje v štruktúrovanom, strojovo čitateľnom formáte, aby ste ich mohli preniesť k inému správcovi.
  • Právo vznesenia námietky: Ak spracovávame vaše údaje na základe oprávneného záujmu (napríklad na zasielanie marketingových materiálov), máte právo vznesť proti tomu námietku.
  • Právo na odvolanie súhlasu: Kedykoľvek môžete odvolať svoj súhlas so spracovaním údajov pre marketingové účely.
  • Automatizované rozhodovanie a profilovanie: Nevykonávame profilovanie ani neprijímame automatizované rozhodnutia, ktoré by vás priamo ovplyvnili.

Ak máte akékoľvek otázky týkajúce sa ochrany vašich osobných údajov alebo chcete uplatniť svoje práva, neváhajte nás kontaktovať. Všetky žiadosti vybavujeme čo najskôr a s maximálnym ohľadom na vaše práva a ochranu osobných údajov.

11. Záver

Tieto zásady spracovania osobných údajov môžu byť upravené len písomne. O všetkých zmenách Vás budeme informovať prostredníctvom našich webových stránok. Preto pravidelne kontrolujte tieto zásady. Pokračovaním v používaní našich služieb vyjadrujete súhlas so všetkými zmenami týchto zásad.

V prípade akýchkoľvek otázok týkajúcich sa spracovania Vašich osobných údajov nás môžete kontaktovať na e-mail podpora@5crm.sk

Ak máte akékoľvek pochybnosti alebo nesúhlasíte so spracovaním Vašich údajov, máte právo podať podnet alebo sťažnosť na:

Ako rýchlo vybavíme vašu požiadavku?

  • Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, sídlo: Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, Slovenská republika (viac informácií na stránke),
  • Úrad pre ochranu osobných údajov Českej republiky, sídlo: Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7 – Holešovice (viac informácií na stránke),
  • Alebo akýkoľvek iný úrad pre ochranu osobných údajov v mieste vášho obvyklého bydliska.

Tieto zásady ochrany osobných údajov nadobúdajú účinnosť dňom 10. 01. 2025.

Zdieľať tento dokuemnt

Ochrana osobných údajov

Kopírovať odkaz

OBSAH